Principales Enemigos de la Productividad en la Industria de Servicios y en el Trabajo
Compartimos nuestros errores, así que esperamos que evites algunos, y nuestras soluciones.
Los Principales Enemigos de la Productividad en la Industria de Servicios y en el Trabajo
Por: S. Mahde
Respecto a la industria de servicios, se podrían destacar los siguientes:
El Perfeccionismo
El perfeccionismo ha sido un problema para mí desde una edad temprana. Siempre he querido hacer las cosas de la mejor calidad posible, especialmente las cosas que me importan mucho.
Tardé mucho tiempo en darme cuenta de que en realidad es contraproducente. Éstas son las cosas más destacadas que quería perfeccionar como directivo y gestor:
Quería aprender «perfectamente» de tutoriales
En mis primeros días como directivo o gestor autodidacta, aprendí MUCHO de tutoriales.
Recordando aquella época, pude ver cómo podría haber progresado mucho más rápido si no hubiera querido asegurarme siempre de terminar cada tutorial al 100%, además con la mentalidad de «no perderme ni un segundo».
Lo que sé ahora, es que la mejor manera de aprender de los tutoriales es obtener lo que necesitas y aplicarlo a tu propio proyecto. Construir tu propio proyecto es la mejor manera de aprender.
Quería diseñar cosas “perfectas”
En uno de mis trabajos de estudiante, también hacía muchas cosas relacionadas con el diseño, como diseñar banners, páginas web y algo de diseño gráfico. Vi un patrón que se repetía a la hora de diseñar.
Ese patrón consistía en que creaba un borrador con bastante rapidez, pero luego dedicaba entre 2 y 4 veces más tiempo a aplicar los toques finales. Lo cual era bastante contraproducente y también estresante para mí.
Pasaba mucho tiempo intentando asegurarme de que era «perfecto»: colores correctos, fuentes correctas, espaciado correcto, etc. Progresaría mucho más si simplemente me conformara con ello. Lo curioso es que el resultado final no era mucho mejor que el primer borrador (quizá un poco más).
Quería crear un trabajo “perfecto”
Especialmente al principio de mi carrera, sentía la necesidad de hacerlo todo perfecto antes de enseñárselo a los demás.
Pasaba mucho tiempo refactorizando funciones, renombrando variables, replanteándome el enfoque y, en general, buscando formas de optimizarlo. Era mi síndrome del impostor diciéndome que no era lo suficientemente bueno para hacer esto.
Eso me llevó a un punto en el que mi progresión general se resintió y, al igual que con el diseño → me causó un estrés adicional.
Habría progresado MUCHO más si me hubiera centrado en un trabajo lo suficientemente bueno y en recibir feedback desde el principio. Demasiado tiempo perdido intentando «perfeccionar».
Como gestor, quería esperar los tiempos «perfectos» y tomar las decisiones «perfectas».
Pensaba que mi momento para dar feedback tenía que ser perfecto. Pues bien, el resultado de esperar fue que las cosas empeoraron mucho.
Me dije: «Quizá las cosas mejoren si espero un poco más de tiempo». Pues bien, la realidad fue que las cosas no mejoraron. Y mi espera del momento perfecto empeoró MUCHO las cosas.
Es parecido a tomar decisiones. «Tienen que ser perfectas», me decía a mí misma. Y eso me llevó a un punto en el que no tomaba las decisiones con la suficiente rapidez, lo que en realidad impedía que mi equipo progresara.
Y con el tiempo me di cuenta de que no todas las decisiones serán absolutamente correctas, pero es mucho mejor tomar una decisión y revertirla más tarde si es necesario, en lugar de no tomarla en absoluto.
He aquí mis 3 principales aprendizajes:
Centrarte en progresar en lugar de perfeccionar te hará MUCHO más productivo + es mucho mejor para tu salud mental.
Los momentos perfectos no existen y esperarlos sólo te causará muchos más problemas. Hacer las cosas ahora o tan pronto como puedas es el camino a seguir cuando se trata de cosas importantes.
Siempre que siento que intento «perfeccionar», pienso en esto: El 100% no existe y el 95% es suficientemente bueno en la mayoría de los casos. Eso hace que mi mente progrese en lugar de perfeccionarse.
Cambio de Contexto
A menudo nos vemos interrumpidos o distraídos por una cosa, como el cambio de prioridades, las reuniones, o simplemente perdemos la concentración.
Como persona centrada en las ciencias, esto me resultaba muy difícil cuando los requisitos cambiaban en mitad de la ejecución de una tarea, o simplemente aparecía una reunión concreta en mi calendario.
Me llevaba mucho tiempo volver a la zona y recordar lo que había hecho antes. A veces me distraía y empezaba a hacer algo completamente distinto, lo que tampoco producía los mejores resultados.
La cuestión es que no puedes evitar el cambio de contexto, porque también es muy importante que estés ahí para tus compañeros cuando necesiten ayuda. Hay ciertas formas de minimizarlo y gestionarlo. Creo que para mí será un proceso interminable de mejora.
Como directivo, ahora hago muchos más cambios de contexto a diario, y he mejorado mucho en ello. Me llevó mucho tiempo mejorar en ello, pero ya no sólo dependo de ello. Ahora tengo una mejor visión y organización de mi tiempo que antes.
¿Qué funciona?
Un temporizador con 25 minutos de trabajo concentrado y 5 minutos de pausas me funciona para mantenerme centrada en lo que quiero conseguir. Te sorprenderá lo mucho que puedes llegar a hacer si te centras y te ciñes a una tarea hasta terminarla.
Tiempo de reunión y tiempo de elaboración: intento programar mi tiempo y combinar cosas similares. Por ejemplo 4 horas para reuniones y 4 horas para trabajo de concentración. Es una buena idea bloquear también tu tiempo en el calendario (tiempo de enfoque) para que todo el mundo sepa que no debe reservar reuniones durante ese tiempo.
Divide las tareas más grandes en tareas más pequeñas y manejables. Esto garantizará que puedas completar las tareas más rápidamente. También es estupendo para que todos revisen el código. Las tareas pequeñas suelen significar cambios mucho más pequeños en el código, y eso también significa revisiones más rápidas y, en última instancia, una fusión más rápida de los PR.
La reevaluación constante y la creación de hábitos sólidos son muy importantes como gestor de gestores
Las responsabilidades laborales de un gestor de directivos son muy diferentes al de un ejecutivo; hay que cambiar, evolucionar, con el puesto. Se debe tener un panorama más amplio, resolver más problemas y, a menudo, con un contexto limitado.
La concentración profunda se convierte en algo relativamente raro si no se pone un esfuerzo explícito en ello.
Para poder sobrevivir a una entrada constante de información, hice lo siguiente:
Empecé a escribir notas antes de cambiar de tarea
A medida que aumentaba el número de llamadas, seguía agrupándolas, pero tenía que asegurarme de no olvidar los resultados de las llamadas. He tenido 2-3 días a la semana con 4-6 llamadas seguidas. Escribir notas después de cada llamada me ayudaba a cerrarlas mejor.
Al pasar de una llamada a otra, es habitual que los pensamientos de la primera tarea contaminen tu concentración en la siguiente. Esto se llama Residuo de Atención y puede hacerte sentir disperso.
Una forma sencilla de reducir el impacto de los Residuos de Atención es anotar una rápida Nota de Estado antes de cambiar de tarea. La nota puede ser un breve resumen que cubra el resultado de la llamada y las acciones de seguimiento.
Reservé tiempo para el trabajo superficial cuando mi energía era la más baja
Nuestro cerebro tiene una capacidad mental limitada y depende de nosotros gestionarla. Utilicé el tiempo de bajo nivel de energía para trabajar en tareas poco profundas. Requerían menos esfuerzo cognitivo y me permitían mantener la productividad sin la tensión de la concentración de alta intensidad.
Me ayudó a optimizar el uso de los distintos niveles de energía a lo largo del día, garantizando que el trabajo profundo se reservara para el momento en que los recursos cognitivos estuvieran en su punto álgido
Creé días sin reuniones
Me propuse 2 días a la semana sin reuniones. Este enfoque me ayudó a minimizar los frecuentes cambios de atención y redujo mi fatiga mental.
Utilicé estos días para abordar problemas mayores que requerían mucho tiempo de concentración. Podía tratarse de una investigación profunda sobre un tema, la redacción de documentos de diseño o nuevos procesos. Desde mi experiencia, estos son los días más gratificantes, me sentía más realizada y menos estresada.
Esto de arriba se podía aplicar a un directivo. Pero, para dirigir a otros directivos, tenía también que hacer lo siguiente:
Evaluación constante de las tareas urgentes e importantes
Hay un número limitado de cosas que puedes hacer en un día. Con cientos de cosas en tu plato a diario, es fácil perderse. Para mitigar esta tendencia, me ayuda este marco de priorización:
Tareas urgentes e importantes → proyectos que deben completarse inmediatamente
Tareas no urgentes e importantes → proyectos que debes programar en tu calendario
Tareas urgentes e intrascendentes → proyectos que hay que delegar en otra persona
Tareas no urgentes y sin importancia → proyectos que hay que eliminar
Aprendí a hacerme preguntas con regularidad:
¿Cuáles son las 3 tareas más urgentes y las 3 más importantes?
¿Cuál es el trabajo más impactante que puedo hacer hoy?
Centrarme en crear hábitos sólidos
Es imposible rendir siempre al máximo nivel. A veces es fácil estar «en un flujo», otras veces no puedes hacerlo durante semanas. Es entonces cuando debes centrarte en crear un hábito en lugar de resultados momentáneos.
Según James Clear, autor de Hábitos atómicos: «No te elevas al nivel de tus objetivos. Caes al nivel de tus sistemas». Los hábitos te ayudan a atravesar los momentos difíciles y a seguir avanzando.
También minimizan la necesidad de tomar decisiones conscientes. Cuando se realizan habitualmente tareas específicas, el cerebro se acostumbra a estos patrones y disminuye la fricción de pasar de una actividad a otra.
Procrastinación
He procrastinado mucho en el pasado, y sigo haciéndolo a veces. Creo que todo el mundo se enfrenta a ello en cierta medida. Algunos más que otros. Lo noté sobre todo cuando empecé a trabajar completamente a distancia. Entrar en la zona me resulta más fácil en la oficina que en casa.
Poder hacer las cosas es muy importante. Creo que es una de las habilidades más importantes tanto para el staff técnico (incluidos los ingenieros) como para los directivos.
No hacer las cosas no sólo es malo para el equipo, sino que también te pasa factura a ti mismo. Puede causar mucho estrés y, en última instancia, llevar al agotamiento.
¿Qué funciona para mí?
Centrarme en terminar la tarea más difícil a primera hora de la mañana (si hago ejercicio por la mañana, inmediatamente después). Por la mañana tengo más energía y, cuando la hago, las demás tareas son mucho más fáciles de completar. Recomiendo un libro titulado «Eat That Frog: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time» (Cómete esa rana: 21 maneras fantásticas de dejar de posponer las cosas y hacer más en menos tiempo), de Brian Tracy.
Intento encontrar pequeñas victorias en todas partes. Esto tiende a aumentar mi impulso y motivación para completar las siguientes tareas. Una vez que tienes el impulso, ¡las cosas son mucho más fáciles!
Ya no me centro en la sincronización perfecta. Me centro más en conseguir objetivos diarios y semanales. Por ejemplo, un objetivo diario mío es publicar en LinkedIn y Twitter (X) y un objetivo semanal es crear un artículo para el boletín. No importa si escribo el artículo el martes o si ya lo he escrito. Mientras salga el domingo, habré alcanzado mi objetivo.
La actitud de «simplemente hazlo» ayuda mucho. A veces todos pensamos demasiado las cosas. Una vez que empiezas, el impulso te ayudará a progresar.
Los principales enemigos de la productividad en el trabajo
Harris Poll encuestó a 2.138 directores de contratación y profesionales de recursos humanos de diversos sectores y empresas de varios tamaños. Este es un gráfico de los resultados:
Los comportamientos de los compañeros de trabajo, las reuniones y otros factores también están creando obstáculos para maximizar el rendimiento. Cuando se les preguntó qué consideran los principales obstáculos a la productividad en el lugar de trabajo, los empresarios señalaron:
1) Teléfono móvil/envío de mensajes de texto (50%) - Uno de cada cuatro trabajadores admitió que durante la jornada laboral típica dedicará una hora a llamadas personales, correos electrónicos y/o envío de mensajes de texto.
2) Cotilleos (42%) - Esa cháchara en la oficina no siempre tiene que ver con el trabajo. A menudo se habla mal de otros compañeros, jefes o conocidos de fuera.
3) Internet (39%) - Uno de cada cinco trabajadores afirma que pasa una hora o más cada día laborable buscando en Internet información no relacionada con el trabajo, fotos y demás.
4) Redes sociales (38%) - Según otros estudios, Facebook, LinkedIn e Instagram consumen mucho tiempo de los trabajadores.
5) Pausas para picar algo o para fumar (27%)
6) Compañeros de trabajo ruidosos (24%) - Se trata de personas que mantienen conversaciones en voz demasiado alta mientras hablan por teléfono, o hacen aspavientos cuando se molestan o se enfadan.
7) Reuniones (23%) - Algunas organizaciones tienen demasiadas reuniones y se pierde mucho tiempo si no son sucintas y van al grano.
8) Correo electrónico (23%) - Los empleados suelen estar ocupados enviando correos personales a amigos y familiares.
9) Compañeros de trabajo que se dejan caer (23%) - Son esas pequeñas sesiones de charla en las que un compañero se pasa por la mesa de otro para charlar un rato.
10) Compañeros de trabajo que ponen las llamadas en el altavoz (10%).
Alguna opinión sobre esto?
Pregúntate: ¿estoy realmente añadiendo valor aquí? Reducir la longitud máxima de línea de tu proyecto a 70 caracteres y dedicar días a la sangría correcta no va a añadir mucho valor.
Sin embargo, te garantizo que este artículo lo leerá un directivo que piense: «¡Exacto! Mi equipo no cumple (mis) plazos porque son perfeccionistas y pasan demasiado tiempo sobredimensionando todo».
Las cosas a las que el equipo dedica tiempo: validar los requisitos entrantes, escribir pruebas, etc. Ya sabes, cosas básicas.
El perfeccionismo es un término tan amplio y su interpretación puede ser TAN amplia. Cada persona puede pensar de forma diferente sobre lo que significa para ella. Encontrar el equilibrio adecuado entre hacer un trabajo técnico asombroso y aportar valor empresarial es siempre la clave, y cada organización es diferente.
Se pierde mucho perfeccionismo cuando no intentamos ser el héroe. Creo que las películas con una historia en la que todo sale bien al principio para el desvalido que se eleva a la gloria en 1h30 de película han hecho mucho daño a nuestra percepción.
Es una gran diferencia cuando envías algo antes y recibes feedback más rápido. Llegas al objetivo real mucho más rápido.